Система «Ведомственный архив» представляет собой программно-технический комплекс, автоматизирующий процесс деятельности архива и предназначенный для архивной обработки и ведения архива электронных документов в государственных органах и иных организациях.
Особенности АИС «Ведомственный архив»
облачное решение – система располагается на инфраструктуре и ресурсах государственного предприятия «НЦЭУ»;
доступ через web-интерфейс;
отсутствие необходимости для организации иметь в штате технических работников, занимающихся администрированием серверного оборудования и баз данных.
АИС «Ведомственный архив» имеет заключение о тестировании на соответствие функционала системы по приему и хранению документов в электронном виде (электронных документов) требованиям законодательства Республики Беларусь по архивному делу и делопроизводству.
Преимущества АИС «Ведомственный архив»
простая реализация развертывания и внедрения;
экономия денежных средств, выделяемых на закупку, установку и обслуживание дорогостоящего оборудования и лицензионного программного обеспечения;
сокращение использования архивных площадей;
возможность интеграции с различными системами электронного документооборота;
сокращение времени на получение доступа и поиск документов по запросу;
работа с неструктурированными документами разного типа, формата и объёма.
Основные функции АИС «Ведомственный архив»
приём и передача электронных документов;
классификация и типизация электронных документов;
проверка корректности (форматы, права доступа) входных пакетов, запросов и др.;
поддержка мета-описаний, физических и логических взаимосвязей электронных документов;
централизованное долговременное хранение электронных документов;
обеспечение целостности и подлинности электронных документов в течение всего срока хранения;
поддержка юридической значимости хранимых электронных документов;
автоматизированный поиск и оперативная выдача экземпляров документов по запросу;
каталогизация электронных документов.
Как подключиться к АИС «Ведомственный архив»
Предварительно необходимо ознакомиться с Порядком оказания услуг, иметь (получить в случае отсутствия) действующие сертификаты открытых ключей, изданные Республиканским удостоверяющим центром ГосСУОК, а также убедиться, что ваша система электронного документооборота интегрирована с АИС «Ведомственный архив» (на соответствующей вкладке вверху страницы).
1
Заполнить и направить в адрес НЦЭУ заявку на услуги АИС «Ведомственный архив»
2
Заключить договор
В рамках договора проводятся необходимые мероприятия для оказания выбранных Потребителем услуг.
Документы
Инструкция о порядке взаимодействия ВСЭД, информационных систем с АИС «Ведомственный архив»
18.13 Предоставление доступа к АИС «Ведомственный архив»
18.10 Подготовка Пользователей (группа до 20 чел.) к работе с ПО (в г. Минске)
18.10.1 Дистанционная подготовка пользователей к работе с ПО (группа до 20 чел.)
18.10.2 Дистанционная подготовка пользователей к работе с ПО (группа до 20 чел.) (для клиентов СЭД НЦЭУ)
25.08.2022 утвержден Формат обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» версии 2.2.
Разработчикам систем электронного документооборота, ранее прошедшим тестирование с получением заключения на соответствие Формату версии 2.1, повторное тестирование не требуется.
В Республике Беларусь с 2018 года осуществляется комплекс мероприятий по обеспечению архивного хранения электронных документов.
В рамках Указа Президента Республики Беларусь от 31 мая 2022 № 188 «О расширении использования государственными организациями информационно-коммуникационных технологий» республиканским органам государственного управления, подчиненным Правительству Республики Беларусь, облисполкомам и Минскому горисполкому необходимо обеспечить размещение и хранение электронных документов в автоматизированной информационной системе «Ведомственный архив» (АИС «Ведомственный архив») до 1 июня 2023 г., иным государственным организациям, являющимся источниками комплектования государственных архивов, — не позднее двух лет с момента завершения делопроизводством электронных дел, подлежащих архивному хранению.
Для реализации возможности архивного хранения электронных документов НЦЭУ разработана и введена в эксплуатацию АИС «Ведомственный архив» с применением облачных технологий. Ведомственный архив представляет собой программно-технический комплекс, предназначенный для загрузки, предварительной обработки, централизованного учета и долговременного хранения электронных документов.
В целях выработки единого подхода в решении вопросов по импорту документов из СЭД различных разработчиков в АИС «Ведомственный архив» и возможностью последующей передачи электронных документов в государственный архив, НЦЭУ утвержден Формат обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» (25.08.2022 утвержден Формат версии 2.2).
Для получения заключения о прохождении тестирования на соответствие СЭД Формату АИС «Ведомственный архив» Разработчику необходимо:
направить письмо в произвольной форме в адрес НЦЭУ;
заключить допсоглашение к действующему Соглашению о сотрудничестве в области обеспечения взаимодействия СЭД государственных органов и иных организаций, участвующих в процессе межведомственного информационного взаимодействия;
пройти тестирование в соответствии с Порядком тестирования СЭД на соответствие формату АИС «Ведомственный архив».
Тестирование осуществляется на безвозмездной основе.
Документы и материалы
Порядок тестирования СЭД (.pdf)
Формат АИС «Ведомственный архив» (.pdf)
Описание изменений Формата АИС «Ведомственный архив» (v. 2.2) от 25.08.2022 (.docx)
Аттестационная форма АИС ВА (.xlsm)
| № | Компания-разработчик | Система электронного документооборота |
|---|---|---|
| 1 | ООО «Новаком Системс» | Система электронного документооборота DIRECTUM Bel, v. 5 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 13.07.2020 |
| 2 | ООО «Исида-Информатика» | Программный продукт ISIDA Archive, v. 4 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 04.09.2020 |
| 3 | Закрытое акционерное общество «Международный деловой альянс» | Программный продукт CЭД «Kaнцлер+», v. 1.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 30.03.2023 |
| 4 | Государственное учреждение «Республиканский научно-практический центр медицинских технологий, информатизации, управления и экономики здравоохранения» | Программный продукт АС ДОУ «МЕДИУМ», v. 6.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 13.01.2021 |
| 5 | Республиканское унитарное предприятие «Центр информационных технологий Национального статистического комитета Республики Беларусь» | Программный модуль «ЛАИС.АРХИВ», v. 1.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 05.02.2021 |
| 6 | ООО «СофтМикс» | Программный продукт SMBusiness AI, v. 1.6.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 23.04.2021 |
| 7 | Республиканское унитарное предприятие «Институт жилища – НИПТИС им.Атаева С.С.» | Система электронного документооборота в отрасли строительства, v. 1.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 22.06.2021 |
| 8 | Общество с ограниченной ответственностью Электронное ДЕЛО» | Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Электронное ДЕЛО» с использованием интеграционного программного обеспечения «Электронное ДЕЛО – АИС Ведомственный архив», v. 1.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 21.10.2021 |
| 9 | Коммунальное унитарное предприятие «Центр информационных технологий Мингорисполкома» | Программный продукт «Автоматизированная система управления документооборотом», v. 3.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 09.06.2023 |
| 10 | Закрытое акционерное общество "МИСОФТ НВП" | Программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси», версия 2.1 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 17.08.2023 |
